Zpravodaj městské části Praha 13

Vydavatel: Rada MČ Praha 13, Sluneční náměstí 13, 158 00

Datové schránky zahajují novou etapu korespondence

Datové schránky jsou elektronická úložiště určená k doručování dokumentů mezi orgány veřejné moci navzájem (povinně), mezi orgány veřejné moci a právnickými osobami (povinně) a mezi orgány veřejné moci a podnikajícími fyzickými osobami či běžnými občany. Datová schránka umožňuje přijímat a odesílat zprávy, zjišťovat stavy odeslaných zpráv, přijímat doklady o dodání a doručení, ověřovat, zda adresát má datovou schránku.

Tento způsob komunikace má do budoucna do značné míry nahradit klasický způsob doručování v listinné podobě. Dokument dodaný prostřednictvím datové schránky bude mít stejnou váhu, jako doporučená zásilka s dodejkou, a to i do vlastních rukou.

Zpráva doručená prostřednictvím datové schránky se bere jako projev vůle vlastníka schránky a má stejnou váhu jako jím podepsaný dokument v listinné podobě. Datové schránky také zajišťují nepopiratelnost odpovědnosti odesílatele i příjemce. Odesílatel i adresát jsou známí a celý systém je postaven na garanci doručení datové zprávy. Tím je dáno, že odesílatel nemůže tvrdit, že podání neodeslal a adresát nemůže tvrdit, že podání neobdržel.Mimo jiné to znamená, že podání prostřednictvím datové schránky z principu nemohou být anonymní.

Datová schránka se ze zákona zřizuje pro právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, pro právnické osoby zřízené zákonem a pro orgány veřejné moci. Tato povinnost pro ně plyne ze zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, nemusejí o ni nikde žádat, je jim zřízena automaticky. Orgány veřejné moci mají povinnost komunikovat prostřednictvím datové schránky, má-li ji druhá strana zřízenu. Ostatní subjekty, tedy i fyzické osoby, tuto povinnost nemají, z jejich strany se jedná pouze o možnost. Podnikající fyzické osoby a občané si mohou o zřízení datové schránky dobrovolně požádat, není to však jejich povinnost. Mohou také případně následně požádat o její znepřístupnění.

Datová schránka pro fyzické osoby

Pro fyzické osoby platí, že zřízení datové schránky je dobrovolné, nicméně jejím zřízením vzniká povinnost datovou schránku vybírat. Pro ty, kteří často komunikují s orgány veřejné moci, běžně pracují s počítačem a upřednostňují elektronickou komunikaci před listinnou, bude datová schránka jednoznačně přínosem, a to jak z ekonomického hlediska (používání datové schránky včetně odesílání datových zpráv je zcela zdarma), tak z hlediska efektivity (není nutné chodit na poštu, zpráva bude dodána hned).

Zřízení datové schránky

Fyzická osoba si může o zřízení datové schránky požádat na kontaktních místech veřejné správy CzechPOINT, tedy například i v 1. patře radnice Prahy 13. Předloží občanský průkaz nebo jiný platný doklad totožnosti a na místě vyplní a podepíše žádost o zřízení datové schránky. První přihlašovací údaje budou žadateli zaslány poštou (v papírové podobě) do vlastních rukou ve speciální obálce s oranžovým pruhem. Schránka bude aktivována oprávněnou osobou, nebo uplynutím 15 dnů od doručení přístupových údajů. Od té chvíle je možné do schránky doručovat.

Komunikace s ÚMČ Praha 13

Prostřednictvím datové schránky můžete samozřejmě komunikovat i s Úřadem městské části Praha 13.Datová schránka ÚMČ Praha 13 přijímá všechny běžné formáty datové zprávy, např. pdf, txt, rtf, doc, xls. Při zasílání datové zprávy do datové schránky ÚMČ Praha 13 můžete pro identifikaci adresáta použít ID schránky: zv6bsur, identifikační číslo: 00241687, nebo vypsat celý název organizace: Městská část Praha 13.

Autorizovaná konverze dokumentů

Autorizovaná konverze je úplné převedení dokumentu z listinné do elektronické podoby nebo obráceně, při němž je důležité zachování právní síly dokumentu. Autorizovaná konverze se tedy použije všude tam, kde se dnes používá ověřená kopie. Její využití je nutné v těchto případech:

  • je-li k podání, odesílaném prostřednictvím datové schránky, nutno přiložit originál nebo ověřenou kopii dokumentu, který existuje jen v listinné podobě
  • je-li třeba mít k dispozici v listinné podobě ověřenou kopii dokumentu (např. rozhodnutí), který byl doručen prostřednictvím datové schránky

Nemá smysl ji používat tam, kde postačí běžná kopie a kde není nutné, aby výstupní dokument měl právní sílu ověřené kopie. Autorizovanou konverzi zajišťují na žádost ze zákona všechna veřejná kontaktní místa CzechPOINT. Služba autorizované konverze dokumentů, prováděná na žádost osoby, je hrazená – ceny stanovuje zákon č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění zákona č. 301/2008 Sb. V případě ÚMČ Praha 13 je standardní cena 30 Kč za každou započatou stranu.

Výhody a nevýhody datové schránky

Výhody:

  • Přístupnost odkudkoli, kde je dostupný internet.
  • Úspora času, odpadnou problémy s doručováním a chozením na poštu
  • Finanční úspora – zprávy jsou zasílány bezplatně
  • Zástupnost – mohu pověřit další osoby, aby měly přístup do mé datové schránky a vyřizovaly moji korespondenci, a to dokonce i zprávy do vlastních rukou
  • Rozšířenost – datovou schránku budou mít ze zákona zřízeny všechny orgány veřejné moci


Nevýhody:

  • Od zpřístupnění datové schránky ji musím pravidelně vybírat, jinak nastane po 10 dnech fikce doručení
  • Musím pracovat s elektronickými originály dokumentů, včetně zajištění jejich dlouhodobého uložení
  • V této chvíli zatím není možné využít datovou schránku pro komunikaci mezi dvěma fyzickými nebo právnickými osobami (bude možné od 1. 1. 2010)
  • Informační systém datových schránek zatím nebude možné využívat pro komunikaci se zahraničními subjekty, které nemají sídlo v České republice (alespoň ne v dohledné době).

Před zřízením datové schránky je dobré zvážit klady a zápory jejího užívání. Fyzické osoby ale mohou také případně požádat o její znepřístupnění.

Martin Šmíd, odbor kancelář tajemníka