Digitalizace je téměř kompletní
Cílem probíhající digitalizace stavebního archivu je jednoznačně zefektivnění, zrychlení a zjednodušení přenosu informací nejen v rámci samotného stavebního odboru, ale také v rámci zajištění možnosti obousměrné elektronické výměny informací mezi stavebním odborem a jeho klienty. Díky digitalizaci jsou rozvíjeny e-služby městské správy (tzv. e-Government) a v neposlední řadě je tímto naplňována agenda tzv. chytrého úřadu. Projekt digitalizace je spolufinancován z Evropského fondu pro regionální rozvoj v rámci Operačního programu Praha – Konkurenceschopnost. Archiv obsahuje veškerá pravomocná rozhodnutí a jiná opatření stavebního úřadu podle stavebního zákona, podklady pro správní řízení a pro jiná opatření, včetně ověřené projektové dokumentace a certifikátů autorizovaného inspektora.
Základní projekt skenování archivu stavebního odboru probíhal v rámci projektu EU pro regionální rozvoj od 1. ledna 2014 do 30. září 2015, kdy bylo naskenováno 1 mil. ks dokumentů formátu A4 – A0. Další dvě etapy skenování probíhaly od 1. ledna 2016 až do 30. září 2017, kdy bylo v rámci pracoviště archivu stavebního odboru naskenováno 158 tis. ks dokumentů.
Začátek projektu skenování byl zpočátku zaměřen na skenování největšího katastru Prahy 13 – Stodůlek. Z 3 000 popisných čísel je do 30. září 2017 naskenováno 95 %. Od 1. června 2016 pokračuje digitalizace skenováním druhého největšího katastru Prahy 13 – katastru Řeporyje. K 30. září 2017 je zde naskenováno zhruba 37 % čísel popisných. Skenování bude dále pokračovat v dalších katastrech – Třebonicích, Zadní Kopanině a Jinonicích.
Naskenovaná dokumentace je uložena v digitálním archivu DESA sloužící referentům stavebního odboru, odboru územního plánování a vlastníkům dotčených nemovitostí a správcovských organizací k náhledům do spisové dokumentace. Uložení elektronických dokumentů se řídí zákonem č. 499/2004 Sb.
Od 1. ledna 2016 do 30. září 2017 proběhlo v rámci pracoviště archivu celkem 327 unikátních návštěv a náhledů vlastníků nemovitostí. Kopii dokumentace stavby stavební úřad poskytne, pokud žadatel předloží souhlas toho, kdo dokumentaci pořídil, případně souhlas vlastníka stavby, které se dokumentace týká. V odůvodněných případech lze usnesením odepřít nahlížení do vybraných částí dokumentace u staveb důležitých pro obranu státu, staveb civilní ochrany a bezpečnosti, popřípadě z důvodu ochrany osob a jejich majetku. Kopie pořízená z projektové dokumentace musí být použita pouze v souladu se zákonem č. 121/2000 Sb. (autorský zákon). Porušení těchto povinností může mít pro žadatele důsledky občanskoprávní, eventuálně i trestněprávní.